Manutenzione e servizi: la fattura aspetta la prova dell'intervento.
Manutenzione di impianti, assistenza tecnica e servizi ricorrenti venduti ad aziende, negozi e catene. Canoni che si ripetono, interventi a chiamata, e un cliente che paga solo quando vede il rapportino giusto.
Come si lavora nel settore
Si fattura in due modi: il canone del contratto, ogni mese o ogni trimestre, e gli interventi a chiamata, fuori canone. Il primo il cliente lo paga, il secondo spesso lo mette in dubbio.
La prova del lavoro è il rapportino d'intervento, firmato da chi c'era quel giorno. Se non arriva con la fattura, o lo firma la persona sbagliata, la fattura resta in sospeso.
I clienti con più sedi approvano le fatture solo dopo l'ok del responsabile di sede, o con il loro numero d'ordine. La fattura gira tra le sedi finché qualcuno la approva.
Molti clienti pagano più canoni e più interventi con un solo bonifico, e tolgono da soli quello che contestano. Senza abbinarlo, non sai quale intervento è rimasto aperto.
Dove si fermano le fatture, e cosa facciamo
Rapportino non firmato o non allegato
Il tecnico ha fatto l'intervento, ma il rapportino firmato è rimasto nell'app o nel furgone. Il cliente non paga quello che non vede.
Cosa facciamo. Troviamo il rapportino, lo alleghiamo alla fattura e lo mandiamo a chi deve approvarla.
Esempio di messaggio: «Vi alleghiamo il rapportino dell'intervento del 14 ottobre, firmato dal vostro responsabile di magazzino, insieme alla fattura 512. Ci dite se vi manca altro per metterla in pagamento?»
Intervento che il cliente crede nel canone
Il cliente pensa che l'intervento fosse compreso nel contratto, e non paga la fattura a parte.
Cosa facciamo. Controlliamo cosa copre il contratto. Se l'intervento è fuori canone lo mostriamo con la clausola; se è dentro, ti proponiamo la nota di credito.
Esempio di messaggio: «Il contratto comprende due visite programmate l'anno. L'intervento del 3 ottobre è stato a chiamata, per il guasto al compressore: vi alleghiamo la clausola 4 e il rapportino. Ci confermate il pagamento?»
Canone su un contratto cambiato
Il cliente ha tolto una sede o un impianto dal contratto, e la fattura riporta ancora il canone vecchio.
Cosa facciamo. Confrontiamo il contratto in vigore con le ultime email e correggiamo solo dove serve.
Esempio di messaggio: «Avete ragione: da settembre la sede di via Verdi non è più nel contratto. Vi mandiamo la nota di credito per quella parte, così il saldo del trimestre torna. Ci confermate il bonifico?»
Manca l'ok della sede
L'amministrazione centrale paga solo dopo l'ok del responsabile di sede, che non sa di doverlo dare.
Cosa facciamo. Troviamo chi deve approvare, gli mandiamo fattura e rapportino e chiediamo l'ok.
Esempio di messaggio: «Per mettere in pagamento la fattura 498 la vostra amministrazione aspetta il vostro ok. Vi alleghiamo il rapportino firmato: ci confermate con una riga?»
Un caso tipo
Una catena di negozi, una fattura da 4.300 € per tre interventi a chiamata, ferma da 45 giorni.
- L'amministrazione dice che la fattura "non è approvata", ma non dice da chi.
- Chiediamo chi deve approvarla: i responsabili delle tre sedi. Due rapportini sono firmati, il terzo no.
- Ti proponiamo di mandare i due rapportini firmati e di chiedere la firma del terzo, con le foto dell'intervento fatte dal tecnico. Approvi.
- Le sedi danno l'ok in settimana e la catena paga con il bonifico di fine mese.
Caso inventato per spiegare come funziona: aziende e importi di esempio.