Moda: la fattura si ferma dove si è fermata la consegna.
Produttori, laboratori e grossisti di abbigliamento, calzature e maglieria che vendono a negozi e catene. Ordini presi dagli agenti mesi prima, consegne a stagione, pagamenti con ricevuta bancaria.
Come si lavora nel settore
Gli ordini si raccolgono in campagna vendita, spesso dall'agente, mesi prima della consegna. Quello che l'agente ha promesso al negozio non sempre arriva in amministrazione.
Si consegna a stagione, a volte in più volte. Una consegna in ritardo per il negozio vale meno: la merce ha meno settimane per vendersi, e il negozio chiede uno sconto o vuole rendere.
Molti negozi pagano con ricevuta bancaria, a 60, 90 o 120 giorni. Quando torna insoluta, la prima cosa da capire è se dietro c'è una contestazione o un problema di soldi: sono due cose da trattare in modo opposto.
Il negozio è anche il cliente della prossima stagione. Un sollecito sbagliato può costare l'ordine successivo.
Gli esiti delle ricevute bancarie arrivano giorni dopo, e i bonifici dei negozi hanno causali generiche o lo sconto già tolto. Per sapere cosa hanno pagato davvero bisogna incrociare estratto conto e scadenze.
Dove si fermano le fatture, e cosa facciamo
Paia o taglie mancanti, o difettose
Il collo arriva con due paia in meno, con taglie diverse dall'ordine, con una suola che si stacca. Il negozio non paga niente finché non si sistema.
Cosa facciamo. Confrontiamo ordine, bolla e quello che dice il negozio, e proponiamo la soluzione che decidi tu: nota di credito, spedizione del mancante, reso.
Esempio di messaggio: «Dalla bolla risultano consegnate 38 paia su 40 ordinate. Vi mandiamo la nota di credito per le due mancanti, oppure, se le volete ancora, ve le spediamo in settimana. Cosa preferite?»
Lo sconto dell'agente non è in fattura
Lo sconto della campagna, quello per il primo ordine, il pagamento anticipato: promessi a voce o scritti sulla copia commissione, ma non in fattura.
Cosa facciamo. Ricostruiamo cosa ha promesso l'agente, con la copia commissione e le sue email, e prepariamo la correzione solo se è dovuta.
Esempio di messaggio: «Sulla copia commissione firmata a febbraio c'è lo sconto del 5% per ordini sopra i 3.000 €, che in fattura manca. Vi mandiamo la nota di credito: il saldo diventa 4.465 €. Ci confermate la ricevuta bancaria di fine mese?»
Consegna arrivata tardi
Il negozio dice che la merce è arrivata a stagione iniziata e chiede uno sconto, o vuole rendere una parte.
Cosa facciamo. Controlliamo la data promessa sulla commissione e quella sulla bolla. Se il ritardo c'è, ti proponiamo uno sconto nei limiti che fissi tu. Se non c'è, lo mostriamo con i documenti.
Esempio di messaggio: «La consegna era prevista entro il 15 marzo e la bolla è del 13: vi alleghiamo entrambe. Se c'è stato un problema con una parte della merce, ci dite quale e lo guardiamo insieme.»
Ricevuta bancaria insoluta, senza spiegazioni
La Ri.Ba. torna indietro e nessuno chiama.
Cosa facciamo. Prima di ripresentarla chiediamo il motivo, così sai cosa sistemare.
Esempio di messaggio: «La ricevuta bancaria del 31 agosto ci è tornata indietro. Prima di ripresentarla volevamo chiedervi se c'è qualcosa che non torna nella consegna o nella fattura. Ci basta una riga.»
Un caso tipo
Un negozio, la fattura da 5.000 € della consegna di settembre. La ricevuta bancaria torna insoluta.
- Il negozio non risponde ai solleciti per la fattura intera.
- Gli scriviamo chiedendo se c'è qualcosa che non torna. Risponde il giorno dopo: nella consegna mancavano due paia.
- La bolla gli dà ragione. Ti proponiamo la nota di credito da 160 €, la approvi, parte a nome tuo.
- Il negozio paga 4.840 € con la ricevuta successiva. Chiedere il motivo il primo giorno vale settimane di solleciti.
Caso inventato per spiegare come funziona: aziende e importi di esempio.