Meccanica e impianti: il saldo aspetta una firma.
Macchine, impianti, lavorazioni conto terzi e automazione venduti ad altre industrie. Importi alti, commesse lunghe, e clienti spesso più grandi di te, con le loro procedure.
Come si lavora nel settore
Le commesse si pagano a rate: un acconto all'ordine, una parte alla consegna, il saldo dopo il collaudo. Il saldo è la parte più esposta, perché dipende da una firma.
Molti clienti grandi pagano solo fatture con il loro numero d'ordine, a volte caricate sul loro portale fornitori. Una fattura senza il riferimento giusto resta in sospeso senza che nessuno te lo dica.
Nelle lavorazioni conto terzi ogni consegna ha la sua bolla, con pezzi buoni e scarti. Se il cliente scarta dei pezzi, li scala dalla fattura, e tu lo scopri dal bonifico.
Acconti, saldi e trattenute arrivano in bonifici separati, a volte con gli scarti già tolti. Abbinarli alla commessa giusta è il primo passo per sapere cosa manca davvero.
Dove si fermano le fatture, e cosa facciamo
Collaudo non firmato
La macchina lavora, ma il verbale di collaudo non è mai stato firmato, o è rimasta aperta una lista di piccole cose da sistemare.
Cosa facciamo. Mettiamo in fila cosa manca per chiudere il collaudo, lo mandiamo a chi deve firmare e chiediamo una data.
Esempio di messaggio: «Per chiudere il collaudo della linea installata a settembre ci risultano aperte due cose: la protezione del nastro 2, sistemata martedì, e il manuale in italiano, che vi alleghiamo. Possiamo fissare la firma del verbale questa settimana?»
Manca il numero d'ordine, o la fattura non è sul portale
L'ufficio acquisti ha cambiato il numero d'ordine, o la fattura doveva essere caricata sul portale fornitori.
Cosa facciamo. Recuperiamo il riferimento giusto, rimandiamo la fattura nel formato che il cliente chiede e chiediamo conferma che sia entrata in pagamento.
Esempio di messaggio: «La fattura 77 riporta l'ordine 4500123, che ci risulta sostituito. Ci indicate il numero d'ordine valido? Vi rimandiamo la fattura corretta in giornata.»
Pezzi scartati scalati dalla fattura
Il cliente ha scartato una parte della lavorazione e paga meno, senza mandare il rapporto di non conformità.
Cosa facciamo. Chiediamo il rapporto, lo confrontiamo con le bolle e proponiamo la nota di credito solo per gli scarti documentati.
Esempio di messaggio: «Sul bonifico mancano 1.120 €, che immaginiamo siano gli scarti del lotto di agosto. Ci mandate il rapporto di non conformità? Così prepariamo la nota di credito giusta.»
Varianti chieste a voce
Durante la commessa il cliente ha chiesto modifiche a voce. In fattura ci sono, nell'ordine no, e l'ufficio acquisti non le paga.
Cosa facciamo. Ricostruiamo le richieste dalle email e dai verbali delle riunioni e prepariamo il riepilogo da far approvare, così la variante diventa un ordine.
Esempio di messaggio: «Vi alleghiamo il riepilogo delle modifiche chieste durante la commessa, con le email dell'ingegner Rossi. Ci mandate l'ordine integrativo, così la fattura può andare in pagamento?»
Un caso tipo
Un impianto venduto a 120.000 €, saldo da 36.000 € fermo da due mesi.
- L'amministrazione del cliente dice che la fattura "non è approvata".
- Chiediamo chi deve approvarla: è il responsabile di produzione, che aspetta la chiusura del collaudo.
- Mancano due punti della lista. Ti chiediamo quando sono chiusi, prepariamo il messaggio con le prove e la richiesta di firma. Approvi.
- Il verbale si firma la settimana dopo e il saldo entra con il pagamento successivo del cliente.
Caso inventato per spiegare come funziona: aziende e importi di esempio.