Distributori e grossisti: tante fatture piccole, ferme tutte insieme.
Grossisti e magazzini che riforniscono negozi, officine, uffici e aziende. Centinaia di fatture al mese: nessuna vale una telefonata, tutte insieme pesano sulla cassa.
Come si lavora nel settore
Tante fatture piccole. Per ognuna, telefonare costa più di quello che vale, così le piccole restano lì e si accumulano.
Resi, sostituzioni, consegne parziali: il magazzino li gestisce, l'amministrazione lo scopre quando il cliente non paga.
Ogni cliente ha le sue condizioni: chi paga a 30 giorni, chi a 60 fine mese, chi ha lo sconto per volume. A volte le conosce solo il commerciale.
Molti clienti pagano più fatture con un solo bonifico, togliendo resi e note di credito a modo loro. Senza abbinarli, lo scadenziario non dice chi è davvero in ritardo.
Dove si fermano le fatture, e cosa facciamo
Reso registrato dal cliente, non da te
Il cliente ha reso la merce e aspetta la nota di credito. Finché non arriva, non paga neanche il resto.
Cosa facciamo. Incrociamo i resi del magazzino con le note di credito emesse e ti diciamo quali mancano, prima che il cliente lo faccia notare.
Esempio di messaggio: «Il reso del 3 ottobre ci risulta rientrato in magazzino. Vi mandiamo la nota di credito da 236 €: il saldo della fattura diventa questo. Ci confermate il pagamento?»
Consegna parziale fatturata per intero
Il resto è arrivato con la consegna dopo, o non è arrivato.
Cosa facciamo. Confrontiamo bolle e fatture riga per riga e correggiamo solo dove serve.
Esempio di messaggio: «Sulla fattura 1022 risultano 30 confezioni, ma la bolla del 6 ne riporta 24: le altre 6 sono partite il 10. Vi alleghiamo le due bolle. Ci confermate che vi tornano?»
Bolla firmata che il cliente dice di non avere
Il cliente chiede la prova della consegna prima di pagare, e nessuno gliel'ha mandata.
Cosa facciamo. La troviamo e gliela mandiamo con la fattura, nel formato che chiede.
Esempio di messaggio: «Vi alleghiamo la bolla firmata alla consegna del 18 settembre e la fattura. Ci dite se vi manca altro per metterla in pagamento?»
Fatture piccole dimenticate
Nessuno le contesta, nessuno le paga. Sono ferme perché nessuno le ha chieste.
Cosa facciamo. Invece di dieci solleciti mandiamo un estratto conto per cliente, con tutte le fatture aperte e i documenti.
Esempio di messaggio: «Vi alleghiamo l'estratto conto al 30 settembre: risultano aperte 7 fatture per 1.860 €, con le bolle firmate. Se qualcuna non vi torna ci dite quale, le altre ci confermate di metterle in pagamento?»
Un caso tipo
Un'officina cliente da anni, 7 fatture aperte per 1.860 €, la più vecchia di 80 giorni.
- Nessuno l'ha mai sollecitata: ogni fattura sembrava troppo piccola.
- Le mandiamo l'estratto conto con tutte le bolle. Risponde che una consegna era stata resa.
- Il reso c'è, la nota di credito no. Ti proponiamo di emetterla, approvi.
- L'officina paga le altre sei fatture con un solo bonifico.
Caso inventato per spiegare come funziona: aziende e importi di esempio.