Ingrosso alimentare: tante consegne, una fattura a fine mese.
Frutta e verdura, carni e prodotti alimentari venduti a ristoranti, bar, negozi e supermercati. Si consegna quasi ogni giorno e si fattura a fine mese: basta una riga contestata e resta ferma tutta la fattura.
Come si lavora nel settore
Si consegna ogni giorno o quasi, spesso la mattina presto. La bolla la firma chi è in cucina o in magazzino, che non è chi paga e non sempre sa cosa è stato scartato.
Molti clienti ricevono una fattura differita a fine mese con dentro tutte le consegne. Se una sola consegna non torna, il cliente non paga niente finché qualcuno non la sistema.
I prezzi cambiano di settimana in settimana. Il cliente ricorda il prezzo di quando ha ordinato, la fattura riporta quello del listino.
Anche l'incasso è un lavoro: molti locali pagano il mese con un bonifico solo, a volte togliendo da soli le righe che contestano. Finché nessuno lo abbina, lo scadenziario dice che sono in ritardo su tutto.
Dove si fermano le fatture, e cosa facciamo
Merce scartata alla consegna
Una cassa rovinata, un taglio di carne diverso da quello ordinato. L'autista riparte, il cliente scarta, nessuno lo scrive sulla bolla. A fine mese la fattura riporta tutto.
Cosa facciamo. Incrociamo le bolle con la fattura del mese, troviamo la riga contestata e proponiamo la nota di credito solo su quella, così il resto si paga.
Esempio di messaggio: «Dalla consegna del 12 ci risulta una cassa di pesce scartata. Vi mandiamo la nota di credito per quella riga. Il resto della fattura di settembre ci risulta in ordine: ci confermate il bonifico?»
Peso o prezzo diverso da quello atteso
Il calo peso sulla carne, il prezzo del giorno più alto di quello che il cliente aveva in mente.
Cosa facciamo. Ricostruiamo peso e prezzo di ogni riga dalla bolla firmata e dal listino di quella settimana, e lo mettiamo per iscritto.
Esempio di messaggio: «Il 4 ottobre le zucchine erano a 1,90 € al chilo, come da listino della settimana che vi alleghiamo, e il peso è quello della bolla firmata. Se a voi risulta diverso, ci dite su quale consegna?»
La fattura arriva al locale, non a chi paga
Ristoranti con più sedi, gruppi con un'amministrazione centrale, titolari che fanno pagare il commercialista.
Cosa facciamo. Troviamo chi paga davvero e gli mandiamo fattura e bolle insieme, già in ordine.
Esempio di messaggio: «La fattura di settembre ci risulta arrivata al locale di via Garibaldi. Ve la rimandiamo con le bolle firmate: ci indicate a chi va mandata per il pagamento?»
Nessuno risponde
La fattura è scaduta e il cliente non dice niente. A volte c'è un motivo preciso, solo che nessuno l'ha detto.
Cosa facciamo. Scriviamo per chiedere cosa blocca il pagamento, con fattura e bolle allegate, e torniamo a chiedere con garbo.
Esempio di messaggio: «La fattura di settembre ci risulta ancora aperta. C'è qualcosa che non vi torna, una consegna, un prezzo, un documento? Ci basta una riga e lo sistemiamo.»
Un caso tipo
Una trattoria, la fattura di settembre da 2.340 € con 21 consegne. A ottobre non è ancora pagata.
- Il cliente non ha mai scritto niente. Al telefono ha detto "c'è una cosa che non torna".
- Dalle bolle e dal messaggio dell'autista troviamo il motivo: il 12 settembre ha scartato una cassa di pesce da 85 €, e non è stato segnato.
- Ti proponiamo la nota di credito da 85 €. La approvi, il messaggio parte a nome tuo con la nota allegata.
- Il cliente conferma e paga 2.255 € la settimana dopo. Nella stessa risposta chiede di segnare sulla bolla gli scarti: la prossima volta non si ferma niente.
Caso inventato per spiegare come funziona: aziende e importi di esempio.