Come funziona, in tre passi.
Colleghi, leggi, approvi. Cosa fai tu e cosa fa Unstuck in ogni passo, sulla stessa fattura di esempio: la 184 di Calzature R.
1. Colleghi l'email e ci dai le fatture
Colleghi la casella da cui scrivi ai clienti: da lì partono i messaggi, a nome tuo, e lì arrivano le risposte. Poi carichi le fatture scadute nel modo più comodo per te.
- Email: la casella che usi già con i clienti. Usiamo solo le conversazioni che riguardano le fatture ferme.
- Fatture: i file XML del cassetto fiscale, oppure un export dello scadenziario dal gestionale, anche in Excel.
- Bolle e ordini: se non sono già nelle email, li carichi insieme alle fatture.
- Le tue regole: quali clienti non toccare mai, fino a quanto possiamo proporre in note di credito e rate.
Non installi niente e non cambi gestionale.
Unstuck Collegamenti- Casella emailamministrazione@tomaificio-b.itCollegata
- Fatture scadute23 fatture, dal cassetto fiscaleCaricate
- Bolle e ordiniTrovati nelle email per 19 fatture su 234 da caricare
- Clienti da non toccareNon ricevono niente da Unstuck2
- Note di credito senza chiedertiSopra questa cifra decidi tufino a 300 €
Schermata con dati di esempio.
2. Unstuck trova perché ogni fattura è ferma
Per ogni fattura scaduta Unstuck mette insieme fattura, bolla, ordine ed email con il cliente, e cerca cosa non torna.
Ti dice il motivo del blocco e ti mostra le prove: la riga della bolla che non torna, lo sconto promesso in un'email, la richiesta rimasta senza risposta. Così sai sempre su cosa si basa, prima di scrivere al cliente.
Se il motivo non si trova nei documenti, te lo dice, e il primo messaggio serve a chiederlo.
Unstuck Fattura 184Calzature R.
| Articolo | In fattura | Bolla 412 |
|---|---|---|
| Mocassino 4120 | 60 | 60 |
| Stivaletto 2208 | 40 | 38 |
Motivo trovato
Contestano la consegna: mancano 2 paia di stivaletti.
- Bolla 412: stivaletti 2208 consegnati 38 su 40.
- Email del cliente del 12/09 rimasta senza risposta.
Documento, cliente e articoli di esempio.
I motivi che trova più spesso, e cosa fa
La merce non torna con la bolla
Quantità diverse, resi, articoli difettosi.
Controlliamo la bolla e proponiamo la nota di credito giusta, nei limiti che fissi tu.
Sconto o prezzo non riportato
Uno sconto concordato a voce, un listino vecchio.
Ricostruiamo cosa era stato concordato e prepariamo la correzione da approvare.
Manca un documento
La bolla firmata, l'ordine, un codice che il cliente aspetta.
Lo troviamo e lo rimandiamo, con la fattura in allegato.
La fattura è arrivata alla persona sbagliata
O non l'ha mai vista nessuno.
Troviamo il contatto giusto e la rimandiamo.
Nessuna risposta
Il motivo non si sa.
Scriviamo per chiederlo, con i documenti allegati, e torniamo a chiedere con garbo.
Il cliente non ha i soldi
Qui il problema non è un documento.
Te lo segnaliamo e, se vuoi, proponiamo una data o delle rate nei limiti che fissi tu. Se le promesse saltano, è il momento dell'avvocato.
3. Approvi il messaggio e vedi a che punto è
Per ogni motivo il messaggio è già scritto: il documento che manca, la nota di credito, una data di pagamento da confermare, un sollecito quando non c'è altro.
- Niente parte senza il tuo ok. Puoi approvare, cambiare o fermare ogni messaggio.
- Parte dalla tua email, con la tua firma: il cliente parla con te, non con noi.
- Se il cliente non risponde, ti prepariamo il messaggio successivo, sempre da approvare.
- Vedi lo stato di ogni fattura: da approvare, inviato, in pagamento, pagata.
- Più lo usi, più scrive come te. Impara da ogni correzione e dalle istruzioni che gli dai, per esempio «dai del tu a questo cliente» o «non proporre mai rate».
Unstuck Fattura 184, giorno per giorno- Approvi il messaggio con la nota di credito da 160 €.
- Parte dalla tua email, con la tua firma.
- Calzature R. risponde: «Ricevuta, paghiamo venerdì».
- 4.840 € sul tuo conto. Fattura chiusa.
Ha imparato da te
- Dai del tu a Calzature R.
- Non proporre mai rate a Moda T.
Schermata con dati di esempio.
Cosa decidi tu
- Approvi ogni messaggio prima che arrivi al cliente.
- Fissi tu fino a quanto possiamo proporre in note di credito e rate.
- Ci dici quali clienti non toccare mai.
- Gli insegni come scrivere, e vedi sempre cosa ha imparato.
- Disdici quando vuoi, mese per mese.
Cosa non facciamo
- Non incassiamo al posto tuo: il bonifico arriva sul tuo conto.
- Non siamo un'agenzia di recupero crediti e non mandiamo diffide.
- Non scriviamo ai tuoi clienti a nome nostro.