Sei motivi per cui una fattura resta ferma, e il messaggio che la sblocca
Un sollecito generico non sblocca una fattura che aspetta una nota di credito. Ecco i motivi tipici e cosa scrivere al cliente in ciascun caso.
1. La merce non torna con la bolla
Il cliente ha ricevuto meno pezzi, o pezzi sbagliati, e aspetta che sia tu a sistemare.
Cosa scrivere: «Avete ragione: dalla bolla risultano consegnati 38 pezzi su 40. Vi mandiamo oggi la nota di credito per la differenza. Ci confermate il bonifico del saldo?»
2. Uno sconto concordato non è in fattura
L'agente ha promesso il 3%, la fattura è a prezzo pieno, il cliente aspetta la correzione.
Cosa scrivere: «Sull'ordine 77 era previsto lo sconto del 3%, che in fattura non è stato applicato. Vi mandiamo la nota di credito: il saldo diventa questo. Ci confermate la data del bonifico?»
3. Manca un documento
La bolla firmata, l'ordine, un codice che il cliente deve avere per pagare.
Cosa scrivere: «Vi alleghiamo la bolla firmata alla consegna e il vostro ordine. Ci dite se vi manca altro per mettere la fattura in pagamento?»
4. La fattura non è arrivata a chi paga
È finita al punto vendita, a una casella che nessuno legge, o a un codice destinatario vecchio.
Cosa scrivere: «Ci risulta che la fattura sia arrivata a un indirizzo che non usate più. Ve la rimandiamo: ci indicate il contatto giusto per l'amministrazione?»
5. Nessuno risponde
Il motivo non si sa ancora. Spesso è uno dei precedenti, solo che nessuno l'ha detto.
Cosa scrivere: «Prima di sollecitare volevamo chiedervi se c'è qualcosa che vi blocca: una consegna, un documento, uno sconto. Ci basta una riga e lo sistemiamo.»
6. Il cliente non ha i soldi
Il cliente non contesta niente: in questo momento non riesce a pagare. Qui non c'è un documento da sistemare, e altri solleciti uguali fanno solo passare il tempo.
Cosa fare: Chiedi una data precisa, o proponi delle rate che puoi permetterti. Se anche quelle promesse saltano, senti il tuo avvocato o il tuo commercialista: lì serve il recupero crediti, non un messaggio.
La regola che vale per tutti
Prima si capisce perché la fattura è ferma, poi si scrive. Un sollecito che non risponde alla domanda del cliente non sblocca niente, e lo irrita.